Ed

TERIMA KASIH TELAH MENGUNJUNGI BLOGSPOT SAYA INI ..................3DdY

Minggu, 15 September 2013

KESEKRETARIATAN..................



1.   TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menertibkan tata cara administrasi surat menyurat di Kelurahan Pekapuran Laut.

2.   RUANG LINGKUP
Prosedur ini mengatur tentang semua administrasi surat masuk dan surat keluar yang ada di Kelurahan Pekapuran Laut.

3.   REFERENSI
3.1     -

4.   DEFINISI
4.1.       Surat dinas adalah alat komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis.
4.2.   Surat menyurat adalah sarana untuk menyampaikan pesan atau kepentingan dari instansi yang satu ke instansi yang lainnya.

5.   KETENTUAN UMUM
5.1.   Dalam administrasi surat menyurat di Kelurahan Pekapuran Laut, surat menyurat terbagi kedalam dua klasifikasi yaitu :
5.1.1  Surat Dinas Penting yaitu surat dinas yang isinya mengikat, memuat informasi, mengandung konsepsi kebijaksanaan dan mempunyai nilai prinsip, memerlukan tindak lanjut, maupun balasan dari pihak yang dikirimi surat dalam batas waktu tertentu.
5.1.2     Surat Dinas Biasa yaitu surat dinas yang isinya tidak mengikat dan tidak memerlukan tindak lanjut, maupun balasan dari pihak yang dikirimi surat.
  
6.   URAIAN PROSEDUR
6.1.  Pengendalian Surat Masuk
6.1.1.  Seluruh surat masuk diterima oleh Sekretaris.
6.1.2.  Sekretaris mengagenda surat masuk dalam Buku Agenda.
6.1.3. Sekretaris menempelkan lembar disposisi (memuat informasi surat) kemudian menyampaikan surat kepada Lurah.
6.1.4.  Lurah mempelajari isi surat dan menuliskan disposisi tindak lanjut.
6.1.5.  Sekretaris mendistribusikan surat sesuai isi disposisi dengan menyampikan ke personel yang bersangkutan.
6.1.6.  Setelah yang bersangkutan memahami isi surat kemudian paraf pada lembar disposisi kemudian menindaklanjuti surat sesuai disposisi Lurah.
6.1.7.  Surat disimpan/diarsip di Sekratariat.

6.2.  Pengendalian Surat Keluar
6.2.1.  Pengendalian surat dinas yang dikirim ke pihak luar dilakukan secara terpusat di Sekretariat.
6.2.2. Sekretaris membuat draft surat dan disampaikan kepada Lurah untuk diperiksa dan disetujui.
6.2.3.  Sekretaris memberikan nomor register pada surat keluar dan mencatat surat keluar dalam Buku Agenda.
6.2.4.  Pengiriman Surat keluar dilakukan sesuai alamat yang dituju baik diantar sendiri maupun melalui kurir dengan bukti serah terima berupa Buku Ekspedisi. Sekretaris menyisakan 1 (satu) rangkap sebagai arsip.

7.   LAMPIRAN
7.1.    Buku Agenda
7.2.    Lembar disposisi
7.3.    Buku Ekspedisi